Support

Søk etter artikler og svar

Guidene oppdateres og finjusteres jevnlig. Finner du ikke svar må du gjerne ta kontakt. Support per telefon og epost er inkludert i prisen for alle våre kunder.

Hvordan oppretter jeg et gjentakende arrangement?

Et arrangement benyttes til salg og planlegging av billetter, utleie og bookinger i kassen og bookingmodulen. Denne guiden forklarer hvordan du oppretter et nytt gjentakende arrangement. Hvis arrangementet ikke er gjentakende finner du en kortere guide for dette her.
Arrangementet kan gjentas flere ganger om dagen flere dager på rad. Det har mange bruksområder, alt fra en konsert som skal ha flere forestillinger samme kveld eller samme helg til omvisninger som gjelder hele året.

    Nytt arrangement

    For å opprette et nytt arrangement logger du inn i administrasjonspanelet og går til Booking > Arrangementer og velger Nytt arrangement.

    Velg mellom billett eller utleie. Utleie benytter ikke klokkeslett, men regner alle bookinger fra 12:00 til 12:00 påfølgende dag. Prisen angis per døgn. Se egen guide for utleie. Billett brukes for alt annet, og er "universal".

    Rask utfylling

    Et skjema for rask utfylling vises. Dette er et forenklet skjema som viser de viktigste feltene. Du kan velg å kun skrive inn navn, de andre feltene er frivillig i dette steget. For nye brukere anbefales det å fylle ut dette skjemaet, slik at neste steg blir enklere. Neste steg vil inneholde mange flere muligheter, og kan kanskje bli noe overveldende for nye brukere. Det du fyller inn her kan endres i neste steg.

    1. Tittel og sted
    Gi arrangementet et navn, velg avdeling og lokasjon. Siden arrangementet er gjentakende skal som regel ikke dato være en del av navnet.

    2. Tidspunkt
    Sett Gjentakende til PÅ. Velg start og sluttdato. Hvis arrangementet er løpende, og egentlig ikke har en sluttdato, må du velge en dato langt frem i tid. For hver dag velger du start- og slutt-tidspunkt. Velg Stengt de dagene tilbudet ikke tilbys, dette er uavhengig av åpningstider. Unntak for bestemte datoer kan legges til senere. Hvis arrangementet skal gå flere ganger samme dag må du benytte Varighet og Pause mellom, dette kan du lese mer om under Videre utfylling lengre nede på denne siden.

    3. Pris
    Velg varegruppe og MVA-sats, dette avgjør hvilken konto inntektene bokføres på ihht kontoplanen. Velg prisgruppene som skal være tilgjengelig for arrangementet. F.eks. Ordinær, Honnør og Barn. Hvis du f.eks. har avvikende pris i helger kan dette legges til som Unntak senere.

    4. Billetter
    Skriv inn maks antall billetter for hver gang som kan selges i feltet Maks kapasitet. Skriv 9999 om det ikke er noen øvre grense. Grensen gjelder i hele systemet, administratorer og medarbeidere vil få advarsel ved fullbooking, men har mulighet til å overbooke. Det er ikke mulig å overbooke i online bookingen. Hvis du f.eks. har avvikende kapasitet i helger kan dette legges til som Unntak senere.
    Informasjon i bekreftelsen vil fremkomme i ordrebekreftelsen til kunden, og på billetten om dere benytter billetter.

    Velg Lagre og gå videre.

    5. Informasjon for online booking
    Hvis arrangementet skal være tilgjengelig i online bookingen kan du fylle ut informasjonen her, eller kan du gå videre.
    Det kan være nyttig å velge Kategori uansett, dette vil avgjøre farge på arrangementet i arrangementkalenderen.

    Velg Se over og ferdigstill.

    Videre utfylling

    Arrangementet er nå opprettet som en kladd. Du kan fritt redigere skjemaet og velge Lagre kladd uten at arrangementet publiseres. Du trenger ikke lagre når du skrifter mellom fanene. Når du er ferdig med utfyllingen velger du Lagre og publiser. Arrangementet blir da tilgjengelig for booking, og vises i online bookingen hvis det er slått på. Så lenge arrangementet har status som kladd reserveres ikke ressurser, og arrangementene vil ikke vises i kalenderen.

    Denne guiden forutsetter at arrangementet er gjentakende, se egen guide for arrangementer som ikke er gjentakende.

    Generelt

    Gi arrangementet et navn. Dette navnet vil brukes i online bookingen, på kundens kvittering og i arrangementkalenderen. Navnet bør være kort og presist. Velg avdeling og lokasjon, dette brukes til bokføring og i rapportene, samt fremkommer i ordrebekreftelsen og på billetten til kunden. Siden arrangementet er gjentakende skal som regel ikke dato være en del av navnet.
    Informasjon i bekreftelsen vil fremkomme i ordrebekreftelsen til kunden, og på billetten om dere benytter billetter.

    Gjentakende skal være PÅ, og dette kan ikke endres etter arrangementet er publisert. Har du glemt å slå den på må du opprette arrangementet på nytt.

    Velg start og sluttdato. Hvis arrangementet er løpende, og egentlig ikke har en sluttdato, må du velge en dato langt frem i tid. For hver dag velger du start- og slutt-tidspunkt. Velg Stengt de dagene tilbudet ikke tilbys, dette er uavhengig av åpningstider.

    Flere arrangementer samme dag

    Hvis arrangementet skal være flere ganger samme dag skal vi bruke Varighet og Pause mellom. Dette forklares best med et eksempel:

    Mandager setter du Fra 10:00 til 17:00. Varigheten setter du til 45 og Pause mellom til 15. Merk at du kan skrive fritt, og ikke må velge et alternativ fra nedtrekkslisten. Nå vil det lages et arrangement hver hele time, men har en varighet på 45 minutter. Altså 10:00 - 10:45, 11:00 - 11:45 osv.

    Unntak for tidspunkt

    Du kan legge inn unntak for enkeltdatoer eller perioder. Du kan legge til så mange unntak du vil. Hvis du legger til flere unntak kan det oppstå konflikter, og det er da unntaket du la inn sist som har høyeste prioritet.

    Eksempel 1: Arrangementet er satt opp fra 1. mai til 31. september. I juli har du utvidet åpningstider i helgene. Velg Legg til til unntak, velg Åpent, Fra 1. juli til 31. juli og legg inn de utvidede åpningstidene i Fra og Til. Velg fredag, lørdag og søndag. Klikk Lagre. Nå vil unntaket gjøre at tidene blir utvidet for i helgene i juli.

    Eksempel 2: Arrangementet er satt opp fra 1. mai til 31. september. I juli har du reduserte åpningstider i ukedagene. Velg Legg til til unntak, velg Stengt hele dagen, Fra 1. juli til 31. juli, Velg mandag, tirsdag, onsdag og torsdag. Klikk Lagre. Nå skal vi legge til de reduserte åpningstidene. Velg Legg til til unntak, velg Åpent, Fra 1. juli til 31. juli og legg inn de utvidede åpningstidene i Fra og Til. Velg fredag, lørdag og søndag. Klikk Lagre. Nå vil unntakene gjøre at tidene blir redusert for ukedagene i juli.
    Dette kunne også vært løst med ett unntak ved å velge "Stengt" og kun velge de tidene som avviker fra standardtidene, men vi erfarer at metoden over gir bedre oversikt over tid, og anses som beste praksis.

    Eksempel 3: Arrangementet er satt opp fra 1. januar til 31. desember. I juli har du stengt. Velg Legg til til unntak, velg Stengt hele dagen, Fra 1. juli til 31. juli. Du trenger ikke velge dager siden unntaket gjelder alle ukerdager. Klikk Lagre. Nå vil unntaket gjøre at ingen tidspunkt i juli er tilgjengelig.

    Ressurser

    Hvis arrangementet er avhengig av en eller flere ressurser, kan du velge ressursene som skal knyttes til arrangementet. Hvis ikke kan du se bort i fra denne fanen.

    Velg ressursgruppe og ressursen som skal reserveres. Hvis du ikke velger ressurs, vil systemet automatisk finne en ledig ressurs i ressursgruppen på bestillingstidspunktet. Hvis du slå PÅ Delt vil en ressurs reserveres umiddelbart, men hvis denne er AV vil ressursen først reserveres på bestillingstidspunktet. Du kan legge til inntil 20 ressurser for hvert arrangement.

    Vi er kjent med at flere brukere ønsker unntak-funksjonalitet for ressurser for å styre dette basert på ukedager, ferier osv. Dette er planlagt og vil lanseres i løpet av 2022.

    Online booking

    Hvis arrangementet skal være tilgjengelig i online bookingen kan du fylle ut informasjonen her, ellers velger du Vis i online booking AV.
    Det kan være nyttig å velge Kategori uansett, dette vil avgjøre farge på arrangementet i arrangementkalenderen.

    NettadresseNettadressen avgjør hvordan URL-en vil se ut. Noen kaller dette for slug. Feltet vil være forhåndsutfylt, så du kan se bort i fra det om du ikke kjenner til dette.
    KategoriKategorien brukes som filter i noen visninger, og avgjør fargen til arrangementet i kalenderen.
    PubliseringsdatoHvis du vil at arrangementet ikke skal publiseres med en gang, kan du velge et fremtidig dato. Arrangementet blir da ikke synlig i online bookingen før denne datoen. La feltet stå tomt hvis du vil at arrangementet skal vises i online bookingen med en gang. Merk at arrangementet aldri vil vises så lenge det har status som kladd.
    SalgsstartHvis du vil publisere arrangementet i online bookingen, men ikke åpne for salg før en gitt dato kan du angi datoen her. La feltet stå tomt hvis du vil starte salget med en gang.
    SalgssluttHvis du vil stenge for nye bestillinger før arrangementet starter kan du angi en dato her. Arrangementet vil likevel vises i online bookingen frem til arrangementet er slutt. La feltet stå tomt hvis du vil starte salget med en gang.
    BeskrivelseLegg inn beskrivelse av arrangementet. Her kan du berike teksten med overskrifter, uthevet tekst osv.
    BildeLast opp et bilde. Bilde bør være tilnærmet kvadratisk. Dette vil vises i listevisningen i online bookingen.
    BannerLast opp en banneren. Banneren bør være avlang. Banneren vil vises over beskrivelsen på arrangementet i online bookingen.
    BildekarusellHvis du vil kan du laste opp inntil 20 bilder som vises i en karusell etter beskrivelsen på arrangementet i online bookingen.
    VedleggHvis du vil kan du laste opp inntil 20 vedlegg som vises i en liste nederst arrangementet i online bookingen. Dette kan f.eks. være materiell som er nyttig for dem som skal delta på arrangementet. Vedleggene kan være bilder, dokumenter, presentasjoner. De fleste kjente filtyper er det støtte for, men ikke videoer.

    Kanaler

    Velg hvilke kanaler du ønsker å gjøre arrangementet synlig i. Du kan for hver kanal velge mellom Salg og Forespørsel. Forespørsel betyr at bestillingen blir en epost, mens salg blir en faktisk bestilling som automatisk registreres i systemet og reserverer kapasitet og ressurser. For hver kanal kan du også velge om du ønsker å ta forhåndsbetalt ved å skru Betaling på nett AV eller PÅ.
    For hver kanal kan du velge hvilke prisgrupper som skal være tilgjengelig som valg, som standard vil alle prisgrupper angitt under Priser vises i hver kanal.

    Priser

    Et arrangement har mulighet for flere prismodeller. Du kan sette en pris per bestilling, og et tillegg per person. For hver prisgruppe kan du sette individuell pris.

    GrunnprisDu kan velge å sette en pris per bestilling. Denne er kontant uavhengig av antall personer. Et eksempel på bruk er et arrangementet Omvisning. Da kan du ta en grunnpris for selve omvisningen, og et tillegg per person.
    Pris per personAngi pris per person. Denne priser vil gjelde for alle prisgrupper hvor du ikke spesifiserer en avvikende pris. Merk at 0 er tillatt om det er et gratisarrangement eller pris per person ikke skal påvirke totalprisen.
    PrisgruppeVelg prisgruppe og angi pris om den skal avvike fra Pris per person. Ved å trykke på + kan du legge til så mange prisgrupper du ønsker.

    Unntak for priser

    Du kan legge inn unntak for enkeltdatoer eller perioder. Du kan legge til så mange unntak du vil. Hvis du legger til flere unntak kan det oppstå konflikter, og det er da unntaket du la inn sist som har høyeste prioritet.

    Eksempel: Arrangementet er satt opp fra 1. mai til 31. september. I juli har du andre priser i helgene. Velg Legg til til unntak, velg Fra 1. juli til 31. juli og legg inn andre priser for hver prisgruppe. Velg fredag, lørdag og søndag. Klikk Lagre. Nå vil unntaket gjøre at prisene blir overstyrt i helgene i juli.

    Kapasitet

    Du kan styre kapasiteten for hvert arrangement. Om det ikke er noen kapasitetsbegrensning kan du velge å sette Maks kapasitet til 9999.

    Min kapasitetHvis du krever at kunden bestilling minst 2 billetter kan du skrive 2 i dette feltet. Hvis ikke lar du feltet være blankt.
    Maks kapasitetSkriv inn maks antall billetter du vil selge til arrangementet. Om det ikke er noen kapasitetsbegrensning skriver du 9999.
    PrisgrupperFor hver prisgruppe kan du justere kapasiteten individuelt. F.eks. kan du sette maks kapasitet til 100, men angi kapasitet 20 barn. Det betyr at etter du kun har solgt 18 billetter av prisgruppen Barn er det kun 2 flere billetter av denne typen tilgjengelig, men fremdeles 82 øvrige billetter tilgjengelig. Dette er også mye brukt ved salg av VIP-billetter. Dette verktøyet er veldig avansert, og tillater at du har sum kapasitet for hver prisgruppe høyere eller lavere enn maks kapasitet. Vi går ikke nærmere inn på disse mulighetene her, og for de fleste brukere er ikke dette relevant.
    Flere prisgrupper legger du til under Priser.

    Unntak for kapasitet

    Du kan legge inn unntak for enkeltdatoer eller perioder. Du kan legge til så mange unntak du vil. Hvis du legger til flere unntak kan det oppstå konflikter, og det er da unntaket du la inn sist som har høyeste prioritet.

    Eksempel: Arrangementet er satt opp fra 1. mai til 31. september. I juli har du redusert kapasitet i ukedagene. Velg Legg til til unntak, velg Fra 1. juli til 31. juli og legg inn kapasitet for hver prisgruppe. Velg mandag, tirsdag, onsdag og torsdag. Klikk Lagre. Nå vil unntaket gjøre at kapasiteten blir overstyrt i ukedagene i juli.

    Vær obs på at du ikke kan legge inn unntak for Min kapasitet og Maks kapasitet.

    Avansert

    Dette er avanserte innstillinger, og det er viktig at du har satt deg godt inn i hva hver av disse innstillingene påvirker hvis du skal avvike standard.

    Type arrangementHer vises type arrangement du valgte da du opprinnelig opprettet arrangementet. Dette kan ikke endres. I praksis avgjør type arrangement hvilke felter som er tilgjengelig.
    KUDSett til PÅ hvis salg fra arrangementet skal inngå som KUD i bookingrapporten.
    Vis sluttidspunktSett til PÅ hvis du vil vise når arrangementet slutter i informasjonen som gis til kunden. Denne er AV som standard.
    Eksempel hvis AV: Onsdag 1. juni 2022 20:00
    Eksempel hvis PÅ: Onsdag 1. juni 2022 20:00 - 23:00
    Send billettSett til PÅ hvis kunden skal få tilsendt billett med QR-kode. Sett til AV hvis kunden kun skal få ordrebekreftelse. Hvis kunden skal fremvise billett til en person eller billettsperre ved ankomst skal denne som regel være PÅ.
    Unik QR-kode for hver deltakerSett til PÅ hvis kunden skal få tilsendt like mange billetter (QR-koder) som antall personer. Sett til AV hvis kunden skal få én billett (QR-kode) uavhengig av antall personer. Som regel er det kun svært attraktive festivaler som setter denne PÅ. Sett til AV om du er usikker.
    Tillat nye bookinger etter arrangementet har startetSett til PÅ hvis du ønsker at kunden skal kunne kjøpe billetter helt frem til arrangementet slutter. Et eksempel på bruk er et åpen arrangement som varer hele dagen hvor det ikke er viktig når kunden kommer. Mye brukt ved inngangsbilletter hvis en ønsker å selge billetter også for inneværende dag.
    VaregruppeVelg varegruppe, dette avgjør hvilken konto inntektene bokføres på ihht kontoplanen. Valget kan ikke endres etter arrangementet er publisert.
    MVA-satsVelg MVA-sats, dette avgjør hvilken konto inntektene bokføres på ihht kontoplanen. Valget kan ikke endres etter arrangementet er publisert.
    E-postSkriv inn en epostadresse hvis du vil motta kopi av alle ordrebekreftelser som sendes til kundene. Hvis du har valgt at kanalen skal sende Forespørsel er det også denne epostadressen som benyttes.
    SpørsmålsbatteriHvis du vil kan du stille spørsmål og innhente svar fra kunden på bestillingstidspunktet. Spørsmålsbatteriet må være satt opp på forhånd.